會議策劃的基本過程與技巧 - 成都活動(dòng)策劃公司

具體工作流程主要包括以下具體事項(xiàng)，即會議目標(biāo)規(guī)劃、確定會議主題和議題、選擇會議地點(diǎn)、澄清會議嘉賓、發(fā)言人、聽眾、制定會議日程、準(zhǔn)備會議材料、會議宣傳推廣等，最后，準(zhǔn)備會議接待計(jì)劃，即計(jì)劃等

會議策劃的實(shí)質(zhì)是具體回答以下六個(gè)關(guān)鍵問題，即：會議目標(biāo)（為什么）-為什么召開會議，會議主題和主題（什么）-召開什么會議，誰（誰）-誰將參加會議，會議時(shí)間（何時(shí)）-何時(shí)召開會議，會議地點(diǎn)（哪里）-在哪里召開會議，以及會議形式。

會議的目的是會議組織者的期望和會議的具體任務(wù)。因此，會議目標(biāo)制約著會議的議題和議程，決定著會議的類型，指導(dǎo)著會議的結(jié)果。

2） 會議主題和主題規(guī)劃（什么）-將舉行什么會議

會議主題和主題策劃是會議策劃的重要組成部分。會議主題是圍繞會議目標(biāo)的主線，貫穿會議的所有議題，是會議的靈魂。會議的主題是與主題密切相關(guān)的具體問題，并投入到會議的討論或解決中。成功與主題具有強(qiáng)烈的感染力，對吸引社會關(guān)注、樹立會議形象、實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)、提高會議效率等具有重要作用，而主題與主題的不恰當(dāng)確定是導(dǎo)致會議失敗的最致命原因之一

[1] 會議的主題要有針對性，緊緊聯(lián)系某一領(lǐng)域的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題，緊緊把握時(shí)代脈搏，離實(shí)際不能太遠(yuǎn)

[2] 向前看。會議議題要適度超前于某一領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。他們應(yīng)該進(jìn)一步深入地審視問題，能夠有效地反映某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，而不僅僅局限于現(xiàn)狀。

[3] 適度。會議議題數(shù)量要適度，避免過多的議題導(dǎo)致會議時(shí)間過長，降低會議效率

[4] 優(yōu)先權(quán)。要區(qū)分議題的優(yōu)先性和優(yōu)先性，明確中心議題或主要議題，確保與會人員把重點(diǎn)放在最重要的議題上。

[5] 充分性。專題準(zhǔn)備必須充分。制定專題時(shí)，應(yīng)提交有關(guān)背景資料，供討論和決策時(shí)參考。

[6] 專注。與內(nèi)容有關(guān)的主題應(yīng)適當(dāng)集中或合并，以避免和減少重復(fù)討論。（2） 議程規(guī)劃的一般程序

為了更好地確定問題，會議組織者可以征求相關(guān)機(jī)構(gòu)和行業(yè)專家的意見，也可以對與會人員進(jìn)行調(diào)查，以便他們提出建議。在此基礎(chǔ)上，會議組織者將綜合各方面的意見，結(jié)合會議的定位，確定會議議題。

3） 誰-誰參加會議

參與者是會議活動(dòng)的主體，選擇合適的目標(biāo)參與者是會議成功的基本前提。確定參與者時(shí)應(yīng)遵循以下原則（見表3-2）：

會議上的報(bào)告、講話、講話、辯論、質(zhì)詢、答復(fù)、談話和發(fā)言，屬于具體的講話形式。發(fā)言人是這次會議的賣點(diǎn)之一。會議發(fā)言人的聲譽(yù)、地位和水平對人們是否出席會議有重要影響。因此，會議組織者應(yīng)精心安排發(fā)言人，并盡量邀請高級別發(fā)言人參加會議。確認(rèn)會議發(fā)言人需要具備以下規(guī)劃技能（見表3-3）：

4） 什么時(shí)候開會

會議時(shí)間規(guī)劃主要解決兩個(gè)問題：何時(shí)召開會議和會議時(shí)間長短。

[1] 時(shí)間原則：選擇合適的時(shí)間召開會議。會議的目的是解決這個(gè)問題。解決問題的正確時(shí)機(jī)是決定會議成功與否的因素。選定的時(shí)間是有意義的，并且可以襯托會議的主題。適時(shí)開會

[2] 合理原則：符合人的生理和心理規(guī)律。勞逸結(jié)合有利于促進(jìn)工作。例如，星期一和星期五接近每周的常規(guī)假日。參與者可能會受到節(jié)日活動(dòng)的影響，不容易集中注意力，因此不適合在上午2:3和8:3舉行會議。一個(gè)10:30，下午3:00，0-5:00是會議最有效率的時(shí)間段，午飯后的時(shí)間是每個(gè)人放松的時(shí)間段。

[3] 可操作性原則：根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)或參與者時(shí)間合理安排，盡量避免因時(shí)間安排不當(dāng)造成參與者缺席。例如，每年的旅游博覽會通常安排在旅游淡季。對于重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)參加會議的時(shí)間，避免相互沖突

會議時(shí)間的長短需要從以下兩個(gè)方面考慮：

第一，實(shí)際需要。會議時(shí)間的長短應(yīng)根據(jù)會議的實(shí)際需要確定。主要考慮的是會議議程能否完成第二次會議的發(fā)言，與會者能否充分表達(dá)意見，是否需要留出一定的彈性時(shí)間，以應(yīng)對不確定性。

通常，會議持續(xù)時(shí)間超過一天（含一天）的會議包括許多儀式和社會活動(dòng)，因此有必要在會議的時(shí)間長度上給予充分的時(shí)間安排。具體會期的安排應(yīng)根據(jù)會議議程、儀式和其他要求的內(nèi)容確定

第二，會議的成本和效率。會議時(shí)間越短，成本越低，效率越高。考慮到與會人員的生理特點(diǎn)，會議持續(xù)時(shí)間超過一天的會議一般需要安排成幾次小型會議，每次會議控制在一小時(shí)以內(nèi)。一旦會議超過一個(gè)半小時(shí)，就會引起與會者的疲勞、注意力不集中和抱怨，效率就會降低。

5） 哪里-在哪里見面

會議地點(diǎn)的選擇實(shí)際上包括兩層含義：一是選擇會議召開的地點(diǎn)，即在哪個(gè)國家、地區(qū)和城市；二是選擇會議召開的地點(diǎn)。最后，會議將在一個(gè)城市的特定地點(diǎn)舉行。會議場所規(guī)劃是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要綜合考慮各種因素。會議地點(diǎn)的選擇因素如下：

會議地點(diǎn)的選擇往往超出了會議本身的意義，具有濃厚的政治和經(jīng)濟(jì)色彩。會議策劃者非常關(guān)心會場的聲譽(yù)，能否產(chǎn)生良好的政治和經(jīng)濟(jì)效果，而理想的會場能夠提高會議的地位和聲望。另外，場館的氣候是否理想，場館周邊環(huán)境是否有吸引力，場館的空氣質(zhì)量和噪聲水平如何，能否營造出適宜的氛圍和環(huán)境，突出會議主題，為會議營造良好的氛圍，以往的工作是否會場是否令人滿意，無論是主辦單位、參會人員還是其他人在會后是否曾經(jīng)舉辦或參加過會場，如何評價(jià)也是選擇會場時(shí)要考慮的一個(gè)因素。主辦地營銷活動(dòng)的效率也會影響會議地點(diǎn)的確定

舉辦大型會議，需要調(diào)查會議舉辦地是否有必要的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎(chǔ)設(shè)施的接待情況。

住宿能力：可提供多少間客房，是否使用多間酒店，設(shè)施是否齊全

交通區(qū)位和基礎(chǔ)設(shè)施：主辦城市是否交通便利（2）是否有國際機(jī)場和充足的國際航線，或有相對重要的鐵路和高速公路；總體可達(dá)性如何？2。場館與交通集散中心的距離、參會人員入住酒店的距離、會議期間觀光考察點(diǎn)的距離以及交流的便利性。主會場與分會場的距離等當(dāng)?shù)鼗A(chǔ)設(shè)施是否適用和規(guī)范，必要時(shí)是否可以使用

會議主辦城市應(yīng)當(dāng)有相對平坦寬敞的道路和通暢的交通條件，并有充足優(yōu)質(zhì)的交通工具，如高檔出租車、公交車等，方便與會者進(jìn)出會議場所和住宿酒店。會議組織者還可以租用車輛或委托旅行社安排交通工具，以便在集體活動(dòng)中統(tǒng)一運(yùn)送參與者。

你覺得服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)怎么樣？員工是否接受過專業(yè)指導(dǎo)，著裝是否得體，服務(wù)是否周到，服務(wù)效率是否良好？會議場所可提供哪些娛樂活動(dòng)，附近是否有商店、美容院和理發(fā)店？是否為會議代表提供交通服務(wù)？2。當(dāng)當(dāng)?shù)鼐用駳g迎來訪者時(shí)，接待機(jī)構(gòu)和社區(qū)，甚至是接待倉庫如何

會議場所的住宿價(jià)格是否合適，所需會議空間的價(jià)格是多少，會議場所是否盈利，會議場所的價(jià)格和收費(fèi)方式是什么，是否提供免費(fèi)使用期限，是否有淡季折扣，是否需要支付押金，是否需要保險(xiǎn)，某些設(shè)施是否有等候費(fèi)等。

是否會有罷工、自然災(zāi)害、抵制和其他對牛的敵意，是否會有火警設(shè)施、消防出口、疏散程序、保險(xiǎn)箱、住院醫(yī)生，離最近的急救中心和安全級別有多遠(yuǎn)