活動策劃的初步策劃與預算 - 成都活動策劃公司

對于活動策劃人來說，沒有彩排，只有現(xiàn)場直播！

活動策劃人策劃和發(fā)起的任何活動——從最初的邀請到現(xiàn)場管理——都是公司形象的直接反映。無論你是在策劃新產(chǎn)品發(fā)布、正式會議、促銷、頒獎典禮還是籌款活動，你都應(yīng)該記住，成功策劃一個難忘的活動的關(guān)鍵是細節(jié)。

一項活動的成功策劃涉及到千絲萬縷的細節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都不能錯過。無論參賽者是50人還是2000人，無論預算是幾萬元還是上百萬元，賽事的策劃和管理都如同走鋼絲，沒有保險！

無論是普通會議、公司活動、籌款活動、正式會議、展覽活動、獎勵活動還是其他特殊活動，設(shè)計和舉辦一個活動常常被比作導演一部電影。但實際上，這更像是在策劃一場現(xiàn)場演出。這是一次沒有安全網(wǎng)的高空行走。一旦活動開始，就沒有機會彌補?；顒颖仨氁淮涡酝瓿?，不得提前排練。你不能喊：停止射擊，然后再射擊。當你拍電影的時候，你可以通過劇本來預測未來，但是你不能預測你的客人和供應(yīng)商之間的互動方式以及他們在活動中的反應(yīng)。但是你可以提前計劃，做一些準備工作，這樣你就可以在任何時候處理突發(fā)事件。別忘了墨菲的法則：可能出錯的事情一定會出錯。

在一次婚禮上，一位女服務(wù)員絆倒了，把婚禮蛋糕扔在地上。幸運的是，蛋糕上覆蓋著一層布，這只會破壞頂層的圖案。蛋糕立即被送回廚房，用糖霜、鮮花和薄紗重新裝飾在新娘花束上，很快就準備好再次拍照。

雖然你不是在拍一部奧斯卡獲獎電影，但你在創(chuàng)作一部可能會給別人留下永久記憶的作品。任何活動，無論是50人的小型活動還是2000人以上的大型活動，都應(yīng)該有一個像電影制作這樣的詳細劇本，活動的預算也應(yīng)該詳細明確。各種會議、公司活動、新產(chǎn)品發(fā)布、頒獎和特別活動的預算都是幾萬甚至幾十萬甚至五十多萬美元。這樣精心策劃的目的，正如假日酒店的老口號所說：不出意外

在你開始計劃之前，你應(yīng)該先決定是否舉行這個活動。如果你決定舉行這個活動，你應(yīng)該決定活動的規(guī)模?；顒拥囊?guī)模取決于兩項關(guān)鍵技術(shù)：資本和每日標準0

你應(yīng)該做的第一件事是確定你能為這次活動準備多少錢。即使是最小的活動也必須有資金保證。你可能會發(fā)現(xiàn)你沒有足夠的錢參加一個活動。等待足夠的錢來舉辦這次活動，總比在活動結(jié)束后因為缺錢而擱淺要好得多

如果資金沒有問題，你必須事先決定你能花多少錢，然后根據(jù)預算計劃活動。事先對成本作一個粗略的估計是必要的，因為通常需要上級部門的預算批準才能舉行活動。下面列出的初步預算示例將幫助您粗略估計活動的主要成本：

一般來說，你可以從供應(yīng)商那里得到你想購買的各種商品的書面報價。這些價格將在初步預算批準后確定。

以下是初步預算的樣本，包括以下主要成本：

把你可能需要的所有東西都列一份詳細的清單，不收取任何費用，然后用彩筆標出必須列出的項目。在初步預算確定后，可以有選擇地增加剩余的項目。如果您的初始成本估算僅包括必要的項目，但總成本超出預算，那么您應(yīng)該仔細考慮是否進一步實施計劃。如果初步估計遠遠低于預算，您可以開始添加替代方案