如何開好一場會議？

今天剛組織開完一場大型會議，開會前幾個(gè)小時(shí)還被領(lǐng)導(dǎo)批評發(fā)言稿寫得不好，卻在會后受到了領(lǐng)導(dǎo)的一致表揚(yáng)，說說我對于開會的一些經(jīng)驗(yàn)吧。

很多人以為開會就是把一群人集中在一起討論一件事，但其實(shí)大家可能都忽略了開會的意義是為了解決問題的。

那么對于會議組織者來說，要想開好一場會議就不是簡簡單單的發(fā)個(gè)會議通知把人召集起來，而是應(yīng)該像電影總導(dǎo)演一樣把控整個(gè)會議的前期策劃、過程實(shí)施以及會后復(fù)盤改進(jìn)等，正如我們的戴明循環(huán)（PDCA）一樣，包含策劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)四個(gè)環(huán)節(jié)。

首先，簡單介紹下什么是PDCA？PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。是任何一項(xiàng)活動有效進(jìn)行的一種合乎邏輯的工作程序。

PDCA是英語單詞Plan(策劃)、Do(實(shí)施)、Check(檢查)和Act(處置)的第一個(gè)字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行的。

如何利用PDCA思路開好場會議？一、策劃階段

1.策劃階段的第一步我們需要思考以下三個(gè)問題：

開會的目的是什么？

如果不開會，是否有其他解決方式？

會議的預(yù)期目標(biāo)是什么？

開會是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，畢竟這需要大多數(shù)人停下手上的工作投入進(jìn)來的，所以非不得已我一般不愿意開會的。而在會議之前，我會反復(fù)思考以上說的三個(gè)問題，可不可以不開？可不可以合起來開？如果一定要開，那我們的預(yù)期目標(biāo)是什么？

只有思考好了以上問題，我們才能真正開始啟動一場會議的籌備。

2.策劃階段的第二步：做好會前準(zhǔn)備

這里用5W1H的思路做準(zhǔn)備，也就是什么內(nèi)容？為什么開？誰來開？什么時(shí)間開？在哪里開？怎么開？

明確哪些人要參加，和重要領(lǐng)導(dǎo)確定時(shí)間，確定會議地點(diǎn)，明確會議議程，接著就可以發(fā)會議通知了。

會議議程一定要詳細(xì)，而且每一項(xiàng)議程都是為了會議的目的而服務(wù)的。必要時(shí)還要準(zhǔn)備好會議主持稿、發(fā)言稿等，確保會議按照預(yù)期目標(biāo)順利進(jìn)行。

二、開會階段

開會以前我們一般會提前做好會場布置、座位安排、設(shè)備調(diào)試、材料打印、人員通知等，明確會議組織者的職責(zé)分工，比如誰負(fù)責(zé)內(nèi)場的協(xié)調(diào)、誰負(fù)責(zé)簽到指引，誰負(fù)責(zé)外場對接等等，如果會前準(zhǔn)備做得足夠充分，那開會階段一般嚴(yán)格按照前期策劃的方案執(zhí)行，就可達(dá)成預(yù)期的目標(biāo)。

在會議過程中，會議主持人需緊扣會議主題，把控會議節(jié)奏，而會議組織者則需要注意會場的紀(jì)律，統(tǒng)籌把握好每一個(gè)環(huán)節(jié)。

在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)，能夠及時(shí)有效地應(yīng)對和處置，確保會議能夠正常進(jìn)行。

三、復(fù)盤和改進(jìn)階段

會不是開完就完了，所以每次會議結(jié)束之后，經(jīng)理都會帶著我們復(fù)盤，從會議的準(zhǔn)備到會場的把控，找到本次會議中存在的問題，也為下一次會議的開展提出改進(jìn)的意見。

而就如今天開會時(shí)領(lǐng)導(dǎo)所提示的那樣，會前我們明確了預(yù)期目標(biāo)，那復(fù)盤就是一個(gè)找差距的過程，只有知道差距，才知道下一次如何做的更好。

公司流傳一句話：大事開小會，小事開大會，但不管大會小會，我們希望你組織的每一場會議都是必要且高效的。

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